עסק פיננסי בצמיחה – טיפים להגשת הצעות למכרזים

לכל עסק עצמאי פיננסי בצמיחה יש צורך קיומי בהשגת לקוחות שירכשו את שירותי העסק או את מוצריו, כאשר לאור התחרות הגדולה במרבית הענפים, הדבר אינו מובן מאיליו או פשוט. אחת הדרכים להשגת לקוחות, שהפכו לנפוצות כיום, מיושמת באמצעות הגשת מועמדות למכרזים שונים המפורסמים על ידי גופים מתחומים שונים המבקשים הצעות לשירותים או מוצרים בתחום רלוונטי להם ומעוניינים בהצעות מחיר.

מדובר באפשרות להרחיב את בסיס הפעילות העסקית של העסקים, הנעזרים במכרזים ככלי ניהול אסטרטגי לגיוס הלקוחות. לפני שמגישים הצעה למכרזים כדאי להבין את המשמעויות השונות בהקשר ואת המונחים והדגשים להגשה יעילה על מנת שההצעה לא תיפסל על הסף בגין סיבות טכניות שאינן תלויות בהכרח בהתאמת מגיש ההצעה לדרישות המכרז.

מה עומד מאחורי הצעות מכרזים?

כל גוף עסקי מכל ענף או תחום רשאי לפרסם מכרזים ולבקש הצעות רלוונטיות העונות על דרישותיו. ישנם גופים שמלכתחילה חלה עליהם חובה חוקית לפרסם מכרז לגבי חלק מרכישותיהם- כאלה הם גופים ציבוריים וגופי מדינה ולצעדם גופים אחרים שמנצלים שיטה זו על מנת להשיג הצעות רלוונטיות ולוקחים על עצמם את המחויבות לנהל את הליכי המכרז בהתאם לדיני מכרזים (דינים המבטיחים שהמכרזים אכן ינוהלו בצורה אחידה, שוויונית והוגנת). ההצעות במכרזים דרישות סף, המהוות דרישות מינימאליות שבמידה ואינן מתקיימות, ההצעה נפסלת על הסף.

הדרישות לרוב מנוסחות בצורה בהירה וברורה כדי למנוע אי הבנות. חלק מהמכרזים כוללים גם אומדן שהוא בעצם הערכה של מפרסם המכרז לגבי עלות העבודה או המוצר המבוקשים. אמנם אין מדובר בחובה חוקית אך הדבר כדאי מכיוון שמקל על בחירת ההצעה ומאפשר לדעת מתי הצעה הינה נמוכה יתר על המידה ועשויה לסכן את יציבותו הכלכלית של המציע ואת מפרסם המכרז.

בחירת ההצעה הזוכה במכרז

שלב פתיחת המעטפות ובחירת ההצעה הזוכה במכרז אינם נדרשים להיות פומביים אל מול מגישי ההצעות אך הליך זה הינו מומלץ מאחר ומונע חלק מההליכים המשפטיים המוגשים בהקשר לשלב זה. בחירת ההצעה הזוכה היא לאחר שקלול פרמטרים משתנים כמו למשל וותק ומומחיות נדרשים בתחום, המלצות, איכות העבודה וכיוצא בזה ולא בהכרח לפי עלות השירות או המוצר.

לאחר בחירת ההצעה הזוכה, בעל המכרז שולח לזוכה הודעה על זכייתו, ובמקביל, שולח לכל יתר המשתתפים הודעות על תוצאת המכרז. אלו רשאים לוודא את זכויותיהם ולהחליט על המשך צעדים במידת הצורך, כשזכותם לעיין במסמכי המכרז, פרוטוקול ועדת המכרזים ועוד.

טיפים להגשה יעילה של הצעה למכרז

בעת הגשת ההצעות למכרזים חשוב לוודא כי אכן מתקיימים כל דרישות הסף במסגרת פרטי המכרז, שכן, בהיעדרם, הסבירות גבוהה שההצעה תיפסל. על אותו רעיון שדרישות סף מחויבות להימצא כתנאי לקבלת תקן מטעם מכון התקנים, כך גם הדבר בהקשר להתאמת המועמדות במסגרת המכרז (שחור על גבי לבן). כל העומד בדרישות הסף נדרש לעיין בכל מסמכי המכרז, ולתת מענה לכל סעיף וסעיף בהתאם להוראות בכפוף לפירוט.

את ההצעה למכרז יש להגיש כשהיא חתומה, בתוך מעטפה סגורה למקום שמצוין במכרז, במועד ובמספר העותקים בהתאם לתנאים. במידה ויש צורך לצרף למסמכי המכרז גם ערבות בנקאית, חשוב לוודא כי הערבות שהבנק מנפיק אכן זהה לזו המתבקשת, שכן, במידה והערבות הסטנדרטית של הבנק לא תהיה זהה לזו המתבקשת, ההצעה כולה עשויה להיפסל.

בנוסף, יש לקחת בחשבון כי אחת הסיבות הנפוצות לפסילת הצעות למכרזים היא בגין איחור בהגשת ההצעה למכרז. פרט למקרים חריגים, כל איחור בהגשה למכרז גורר את פסילתה על הסף של ההצעה, ללא קשר לתקופת האיחור. מסיבה זו חשוב להקדים את הגשת ההצעה ולא לדחות אותה לרגע האחרון ולקחת בחשבון עיכובים בלתי צפויים.