המסך עולה, האולם מוחשך, הקהל יושב במקומו, מוכן למוצא פיו של המרצה אשר ידבר על נושא שכולם באו במיוחד בשבילו. אין המדובר כאן בקורס אוניברסיטאי, כי אם בהרצאה בכנס.

כנסים  מתקיימים כבר עשרות שנים במגוון תחומים והם חיוניים מאין כמוהם. על כן, אין זה פלא שבכל שנה נערכים אירועים רבים מסוג זה בכל רחבי העולם וגם בישראל. הכנסים הללו מרכזים תחת קורת גג אחת אנשים בעלי תחום משותף, בין אם מדובר בכזה מהסוג המקצועי כמו רפואה, חוק ומשפט או הוראה, ובין אם מדובר בכנסים בהם מרצים על שיפור אורח החיים או על העצמה. ההרצאות סביבן נסוב הכנס מספקות מידע ליושבי האולם בצורה מרוכזת, ומכאן נובעת חשיבותן. כאשר מדובר בתחומים כמו רפואה למשל, החשיבות של הכנסים מודגשת פי כמה כאשר הנושאים הם מכשור או הליכים רפואיים מתקדמים שחובה להכירם.

ארגון כנס מהיסוד

עריכת כנסים יכולה להיות מאתגרת במיוחד, שכן מרוכזים בהם תחת קורת גג אחת אנשים רבים ויש לשמור על עניין עבור כולם ולדאוג לכך שהצרכים השונים שלהם יסופקו. ישנם פרטים חשובים אותם יש לארגן מראש על מנת שכל כנס יהיה מוצלח.

רשימת נוכחים

על מנת לארגן את יתר הגורמים בכנס, חשוב לדעת תחילה כמה אנשים אמורים להשתתף בכנס, עם סטייה של פחות מ-50 אנשים לכאן או לכאן. פרט זה חיוני, כיוון שכמות המוזמנים משפיעה על גודל המקום אותו בוחרים, על התפריט וכיוצא באלה.

הזמנות

כאשר יש בידכם רשימה של המוזמנים, אתם יכולים לשלוח הזמנה רשמית לכולם, המכילה פירוט מלא על מיקום הכנס, תאריכים, שעות והרצאות. ניתן לשלוח את ההזמנות הללו בדואר, אך מומלץ לעשות זאת גם בגיבוי של הזמנה לדואר האלקטרוני במקביל להזמנה בדואר ולשלוח גם תזכורת סמוך למועד האירוע. בהודעות אלקטרוניות ניתן לבקש גם אישור הגעה שיקל על ספירת האנשים באירוע. בכניסה לכנס חשוב להציב שילוט הולם שיבהיר לאורחים לאן להיכנס, וגם תוויות עם שמותיהם, כך שיוכלו לענוד אותם על דש חולצתם ולדבר ביניהם.

הרצאות

אחד המרכיבים המרכזיים בכל כנס הוא נושא ההרצאות. מלבד העובדה המובנת מאליה שההרצאות אמורות להיות בנושא הכנס, חשוב להזמין מרצים מנוסים, בעלי יכולת רטורית גבוהה וכאלו שיוכלו לשמור על העניין של הקהל. ניתן לבדוק את הרקע המקצועי של המרצים וגם ולחפש סרטונים שלהם מהרצאות קודמות, על מנת לוודא שהם יתאימו ולהחליט בהתאם ליכולותיהם.

כיבוד

כנסים נמשכים לעתים מספר ימים, ומכלול ההרצאות שבהם אורך שעות רבות. על כן, חשוב לדאוג לקייטרינג טרי וטעים שיאפשר לאורחים לספק את תיאבונם בין ההרצאות. יש עדיפות לאוכל שניתן לקחת בקלות בצלחת כמו כריכים קטנים, ירקות חתוכים, קינוחים מזעריים וכן הלאה. כיבוד מעין זה יאפשר לאורחים לאכול ללא צורך בסכו"ם מורכב או בשולחנות אוכל ייעודיים, אם אין כאלו במתחם הכנס.

לסיכום

עריכת כנסים יכולה להיות מאתגרת כיוון שהיא דורשת ארגון רב, אך כל עוד שומרים על כמה כללים פשוטים, ניתן לארגן כנס בלתי נשכח שלא רק יאפשר לנוכחים בו להעשיר את הידע שלהם, אלא גם יעשה זאת בצורה מעניינת, שובה וחד פעמית.

קטגוריה:, , פורסם ב04/12/2016

0 תגובות על המאמר

הוסף תגובה